面對數字時代財務工作的變革，企業“業財稅金檔一體化”，使業務發生、處理和歸檔管理的全過程在線化。在資源共享理念的帶動下，電子檔案管理研究和實踐的不斷深入，使得電子會計檔案進一步擴大了企業數字化的應用范圍。
與此同時，檔案電子化浪潮已席卷來臨，為什么有如此多的企業使用電子會計檔案？企業應如何擁抱政策和業務變革驅動的電子會計檔案？TA僅僅是存檔么？又有哪些驚艷的落地應用？
2月3日，用友網絡針對電子會計檔案舉行一場別開生面的專題直播活動。直播現場，用友稅務云事業部咨詢專家鄭丹丹，用友稅務云事業部方案咨詢顧問蔡堃，用友稅務云事業部方案咨詢顧問張艷超，在用友稅務管理業務總監、“互聯網+財稅聯盟”副秘書長劉沛主持下，解讀電子檔案新發展。
擁抱會計檔案電子化變革的四駕馬車
會計檔案電子化工作從2013年起，由國家財政部、國家稅務總局、國家檔案局牽頭，以電子發票報銷入賬歸檔試點的形式開啟。隨著電子發票，特別是去年專票電子化改革的落地，讓會計檔案電子化受到社會和企業的廣泛關注。
直播當天，鄭丹丹從宏觀政策的外部推動到企業管理的內部需求兩個層面介紹了檔案電子化的發展歷程。財政部、國家檔案局于2020年3月、6月、11月連續發布了財會【2020】6號文、《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》，明確了電子發票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。尤其在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”、“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了原則要求和法律支撐。
對企業而言，企業規模的擴張、并購重組、財務共享中心模式等業務形態，使得檔案的管理是分散的、傳統的，加之“電子專票”開啟了無紙化時代及企業信息化系統的升級優化，都通過電子會計檔案平臺的建設實現了信息資源的使用效益。電子會計檔案系統與業務系統連接的層面來說，新《辦法》解釋：通過計算機形成、傳輸和存儲的會計檔案是電子會計檔案。因此電子會計檔案對前端業務系統、財務核算系統的連接傳輸是符合《辦法》定義的。用友已完成了上百個項目應用，通過系統連接，一鍵歸檔。一方面避免人為操作，減免數據丟失、損毀、篡改等失誤；另一方面完全實現自動化應用、營運增效。
張艷超補充談到，從國家推行專票電子化和無紙化進程的層面來說，電子會計檔案在其中起到了關鍵節點和樞紐的作用：企業在推行無紙化的過程中，業務系統包括：OA系統、資金系統、合同系統、共享系統、CRM系統、財務系統等的建設，主要解決了線上業務處理的問題，沒有實質性地解決紙質文件存儲的問題，最終是否能夠實現無紙化，關鍵是看存檔環節是否實現電子化和線上化。因此，業務系統的電子化和無紙化是前置條件。
蔡堃從用友會計檔案為企業帶來切身價值的角度談到，回歸到企業自身，“無紙化”為企業帶來的最直接價值就是降本增效。傳統紙質檔案的歸檔問題在于紙質憑證輸出耗材成本高、手工裝冊歸檔重復性工作量大、存儲空間需求大、并且受限于紙質檔案本身的特性，查詢調研條件顆粒度粗糙，數據不能得到有效利用。近年來，用友電子會計檔案服務上線的項目實際應用中，年憑證量十萬級的企業每年可節省綜合成本達百萬級，而千萬級年憑證量的集團型企業、大型企業每年節省綜合成本達到數千萬。不論企業類型、不分行業領域，能夠實現降本增效并將更多的資源投入到企業經營中，都是檔案電子化的價值體現。
采、制、存、查全生命周期管理
不論從國家政策推動層面，還是企業內部管理需求、企業降本增效等層面，企業應用電子會計檔案已成必然趨勢。用友電子會計檔案可以通過核算系統、報銷系統、稅務系統以及影像系統，完成企業電子會計檔案的采集、制作、存儲和查詢。首先是通過接口或者其他方式，先把需要歸檔的數據采集過來；其次，按照歸檔的規則對需要歸檔的文件進行整理上架；形成完整的檔案，方便內部及外部的利用。通過“采、制、存、查”四個要點步驟，實現檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業可以用起來的數據。
目前，用友電子會計檔案已有眾多頭部企業客戶，部分客戶參與了財政部、國家檔案局開展的電子會計檔案試點，并成功通過了驗收。2020年8月，用友被國家檔案局列入《電子會計檔案管理規范》的承擔單位之一，也是參與修訂的一家民營企業，這充分證明了用友在電子會計檔案管理領域的服務能力。
臨在當下的電子會計檔案
“臨在當下”是禪宗里的一個關鍵概念，就是把全部注意力放在當下，而非放在對未來的憧憬和期待。不論是大型企業、中小型企業還是創業公司，毫無疑問都會面對數據化競爭的市場環境，數據不會打敗你，而善用數據的競爭對手會打敗你。數據從哪來？如何利用檔案數據助力業務增長？這是用友在建設電子會計檔案之初的最根本思考，致力于“讓數據活起來”，檔案信息不僅是靜態資源與動態資源的集成，更是管理與服務的融合，從而產生協同合作的價值。
直播中鄭丹丹介紹到：用友電子會計檔案在領域中已處于領先地位，從2016年起用友就開始了對電子會計檔案產品的研發與建設，并且是按照國家檔案局驗收標準來建設的，截止目前已協助4家企業完成試點驗收工作、已服務超過百家企業建設電子會計檔案系統，這其中既有公有云部署、也有私有化部署方式，既有大型企業、也有中小型企業，所以用友有大量企業應用實踐基礎以及豐富的成功經驗。
用友在專注電子會計檔案的同時，還涉及電子稅務檔案、文書檔案等領域。企業財稅數智化轉型一方面需要更精確的數據管理，同時也需要結合業務模式、商業模式等，來進行更加綜合的管理和分析，才能提升檔案數據的應用價值和效果。
企業的數智化轉型不僅是工具和組織的轉型，更是思維方式的轉型。企業的決策是否足夠數智化，是決定不同企業分處不同代際的標志，且一旦落敗很難逆襲。用友電子會計檔案以單套制為發展方向，歷經5年的發展建設、應用實踐，已完成多場景、全融合對接用友YonBIP、YonSuite、U8+、U8 cloud、NC、NC Cloud等產品，同時完全支持與異構系統連接。2021，數字時代已經到來，用友電子檔案團隊將繼續不斷探索、持續創新，為客戶帶來更多智能的、可視的體驗,幫助企業降低經營成本、實現敏捷經營，助力企業商業創新！
與此同時，檔案電子化浪潮已席卷來臨，為什么有如此多的企業使用電子會計檔案？企業應如何擁抱政策和業務變革驅動的電子會計檔案？TA僅僅是存檔么？又有哪些驚艷的落地應用？
2月3日，用友網絡針對電子會計檔案舉行一場別開生面的專題直播活動。直播現場，用友稅務云事業部咨詢專家鄭丹丹，用友稅務云事業部方案咨詢顧問蔡堃，用友稅務云事業部方案咨詢顧問張艷超，在用友稅務管理業務總監、“互聯網+財稅聯盟”副秘書長劉沛主持下，解讀電子檔案新發展。
擁抱會計檔案電子化變革的四駕馬車
會計檔案電子化工作從2013年起，由國家財政部、國家稅務總局、國家檔案局牽頭，以電子發票報銷入賬歸檔試點的形式開啟。隨著電子發票，特別是去年專票電子化改革的落地，讓會計檔案電子化受到社會和企業的廣泛關注。
直播當天，鄭丹丹從宏觀政策的外部推動到企業管理的內部需求兩個層面介紹了檔案電子化的發展歷程。財政部、國家檔案局于2020年3月、6月、11月連續發布了財會【2020】6號文、《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》，明確了電子發票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。尤其在2021年1月1日起施行的《檔案法》中提出：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”、“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了原則要求和法律支撐。
對企業而言，企業規模的擴張、并購重組、財務共享中心模式等業務形態，使得檔案的管理是分散的、傳統的，加之“電子專票”開啟了無紙化時代及企業信息化系統的升級優化，都通過電子會計檔案平臺的建設實現了信息資源的使用效益。電子會計檔案系統與業務系統連接的層面來說，新《辦法》解釋：通過計算機形成、傳輸和存儲的會計檔案是電子會計檔案。因此電子會計檔案對前端業務系統、財務核算系統的連接傳輸是符合《辦法》定義的。用友已完成了上百個項目應用，通過系統連接，一鍵歸檔。一方面避免人為操作，減免數據丟失、損毀、篡改等失誤；另一方面完全實現自動化應用、營運增效。
張艷超補充談到，從國家推行專票電子化和無紙化進程的層面來說，電子會計檔案在其中起到了關鍵節點和樞紐的作用：企業在推行無紙化的過程中，業務系統包括：OA系統、資金系統、合同系統、共享系統、CRM系統、財務系統等的建設，主要解決了線上業務處理的問題，沒有實質性地解決紙質文件存儲的問題，最終是否能夠實現無紙化，關鍵是看存檔環節是否實現電子化和線上化。因此，業務系統的電子化和無紙化是前置條件。
蔡堃從用友會計檔案為企業帶來切身價值的角度談到，回歸到企業自身，“無紙化”為企業帶來的最直接價值就是降本增效。傳統紙質檔案的歸檔問題在于紙質憑證輸出耗材成本高、手工裝冊歸檔重復性工作量大、存儲空間需求大、并且受限于紙質檔案本身的特性，查詢調研條件顆粒度粗糙，數據不能得到有效利用。近年來，用友電子會計檔案服務上線的項目實際應用中，年憑證量十萬級的企業每年可節省綜合成本達百萬級，而千萬級年憑證量的集團型企業、大型企業每年節省綜合成本達到數千萬。不論企業類型、不分行業領域，能夠實現降本增效并將更多的資源投入到企業經營中，都是檔案電子化的價值體現。
采、制、存、查全生命周期管理
不論從國家政策推動層面，還是企業內部管理需求、企業降本增效等層面，企業應用電子會計檔案已成必然趨勢。用友電子會計檔案可以通過核算系統、報銷系統、稅務系統以及影像系統，完成企業電子會計檔案的采集、制作、存儲和查詢。首先是通過接口或者其他方式，先把需要歸檔的數據采集過來；其次，按照歸檔的規則對需要歸檔的文件進行整理上架；形成完整的檔案，方便內部及外部的利用。通過“采、制、存、查”四個要點步驟，實現檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業可以用起來的數據。
目前，用友電子會計檔案已有眾多頭部企業客戶，部分客戶參與了財政部、國家檔案局開展的電子會計檔案試點，并成功通過了驗收。2020年8月，用友被國家檔案局列入《電子會計檔案管理規范》的承擔單位之一，也是參與修訂的一家民營企業，這充分證明了用友在電子會計檔案管理領域的服務能力。
臨在當下的電子會計檔案
“臨在當下”是禪宗里的一個關鍵概念，就是把全部注意力放在當下，而非放在對未來的憧憬和期待。不論是大型企業、中小型企業還是創業公司，毫無疑問都會面對數據化競爭的市場環境，數據不會打敗你，而善用數據的競爭對手會打敗你。數據從哪來？如何利用檔案數據助力業務增長？這是用友在建設電子會計檔案之初的最根本思考，致力于“讓數據活起來”，檔案信息不僅是靜態資源與動態資源的集成，更是管理與服務的融合，從而產生協同合作的價值。
直播中鄭丹丹介紹到：用友電子會計檔案在領域中已處于領先地位，從2016年起用友就開始了對電子會計檔案產品的研發與建設，并且是按照國家檔案局驗收標準來建設的，截止目前已協助4家企業完成試點驗收工作、已服務超過百家企業建設電子會計檔案系統，這其中既有公有云部署、也有私有化部署方式，既有大型企業、也有中小型企業，所以用友有大量企業應用實踐基礎以及豐富的成功經驗。
用友在專注電子會計檔案的同時，還涉及電子稅務檔案、文書檔案等領域。企業財稅數智化轉型一方面需要更精確的數據管理，同時也需要結合業務模式、商業模式等，來進行更加綜合的管理和分析，才能提升檔案數據的應用價值和效果。
企業的數智化轉型不僅是工具和組織的轉型，更是思維方式的轉型。企業的決策是否足夠數智化，是決定不同企業分處不同代際的標志，且一旦落敗很難逆襲。用友電子會計檔案以單套制為發展方向，歷經5年的發展建設、應用實踐，已完成多場景、全融合對接用友YonBIP、YonSuite、U8+、U8 cloud、NC、NC Cloud等產品，同時完全支持與異構系統連接。2021，數字時代已經到來，用友電子檔案團隊將繼續不斷探索、持續創新，為客戶帶來更多智能的、可視的體驗,幫助企業降低經營成本、實現敏捷經營，助力企業商業創新！
